Isännöintipalvelun hankkiminen on periaatteessa helppoa: riittää, että ottaa yhteyttä isännöintiyrityksiin ja pyytää tarjouksia. Fiksu taloyhtiön hallitus kuitenkin valitsee isännöinnin huolella.
Ohje isännöintipalvelun hankintaan
Huolelliseen isännöinnin hankintaprosessiin menee – ja kuuluukin mennä – aikaa. Tavoitteena on päästä parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen, jossa taloyhtiö saa sellaista isännöintipalvelua kuin se on halunnut ja maksaa siitä sille kuuluvan hinnan.
Isännöintiyritysten tarjoamat palvelut ja niiden hinnoittelu ovat keskenään erilaisia. Sopivan isännöintiyrityksen valinta voi usein olla vaikeaa, sillä tarjousten erilaisuudesta johtuen tarjoukset eivät koskaan ole suoraan vertailukelpoisia.
Isännöintipalvelua tuottaa isännöintiyritys
Isännöintipalvelun sisältö, laatu, laajuus ja palvelun veloitusperusteet sovitaan isännöintisopimuksessa, jonka taloyhtiön hallitus tekee isännöintiyrityksen kanssa. Mahdollisimman tarkka sopiminen on kaikkien etu. Hallitus huolehtii siitä, että isännöintisopimuksesta tiedotetaan kiinteistön omistajille ja käyttäjille.
Taloyhtiön isännöitsijän tulee asunto-osakeyhtiölain nojalla olla joko luonnollinen henkilö tai rekisteröity yhteisö. Käytännössä isännöintipalvelut tuottaa isännöintiyritys.
Asunto-osakeyhtiölaki määrittää isännöintipalvelun vähimmäisvaatimuksen: asunto-osakeyhtiössä isännöinti huolehtii kiinteistön ja rakennusten pidosta sekä yhtiön juoksevasta hallinnosta hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Isännöinti huolehtii myös siitä, että kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Isännöinti käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita ja palveluntarjoajia tehtäviensä hoitamiseksi.
Näin hankit isännöintiä
Listaa syyt, miksi isännöintiyritystä ollaan vaihtamassa
Isännöintiyrityksen vaihdon syyt on oltava perusteltavissa esimerkiksi osakkaille. Onko syynä esimerkiksi aikaisemman yhteistyökumppanin saamattomuus, huono palvelu vai jokin muu syy? Entä onko epäkohdista neuvoteltu nykyisen isännöintiyrityksen kanssa ja yritetty löytää ratkaisuja?
Kannattaa myös pohtia, mitä odotuksia hallituksella on isännöintipalvelulle ja onko taloyhtiö esimerkiksi valmis maksamaan isännöintipalvelusta jatkossa enemmän. Kaikki isännöinnin vaihtamisen syyt on hyvä kertoa laadittavassa tarjouspyynnössä.
Hinta ei itsessään ole hyvä vaihdon syy, tärkeämpää on mitä rahalla saa. Vaihdos kannattaa tehdä, jos nykyisen palvelun laatuun ei olla tyytyväisiä.
Kun vaihdon syyt on käyty läpi, hallitus tekee päätöksen uuden palveluntarjoajan etsinnän käynnistämisestä. Tässä vaiheessa on hyvä tarkistaa, onko nykyisessä isännöintisopimuksessa määritelty sopimuksen irtisanomisaika.
Määrittele taloyhtiön tavoitteet isännöintipalvelulle
Ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä on ensiarvoisen tärkeätä pohtia, mitkä ovat taloyhtiön tarpeet ja tavoitteet isännöinnille.
Tarpeen arvioinnissa on apuna, jos taloyhtiölle on jo aiemmin laadittu strategia tai määritelty tavoitteet muulla tavoin. Lue lisää Taloyhtiön strategiasta
Taloyhtiön tarpeisiin vaikuttavat esimerkiksi taloyhtiön koko, ikä ja kunto. Isännöintiyrityksellä on oltava riittävästi resursseja asioiden hoitamiseen. Lähitulevaisuuden korjaushankkeiden kannalta isännöintiyrityksessä oleva tekninen asiantuntemus on suuri etu. Mikäli taloyhtiöllä on useita erilaisia lainoja, taloushallinnollinen osaaminen saattaa olla yksi ratkaisevista valintakriteereistä.
Usein tässä vaiheessa pidetään hallituksen kokous, jossa edellä mainitut asiat käydään läpi. Kokouksesta tehdään muistio, jossa todetaan vaihtamisen syyt ja tavoitteet isännöinnille. Lisäksi on hyvä päättää, kenen tai keiden vastuulla tarjouspyyntöjen tekeminen on.
Valitse isännöintiyritykset Hae isännöintiä -palvelussa
Taloyhtiölle sopiva isännöintiyritys valitaan tarjousten perusteella. Isännöintiliiton tuottamasta Hae isännöintiä -palvelulla teet helposti rajauksen, mille yrityksille tarjouspyynnöt lähetetään. Palveluun on listattu kaikki Isännöintiliiton jäsenyritykset, mutta palvelu on avoin myös liiton ulkopuolisille isännöintiyrityksille. Kaikki listatut yritykset ovat sitoutuneet isännöinnin eettisiin ohjeisiin.
Hakuja voi tehdä yritysnimen tai paikkakunnan perusteella. Tarkennetulla haulla voit määritellä haettavaksi vain tiettyjä palveluja tai tiettyä palvelukieltä tarjoavat yritykset. Haun antamia yrityksiä klikkaamalla näet yritysten yhteystiedot, palvelulupauksen, palvelutarjooman, palvelukielet ja sijainnin. Isännöintiliiton jäsenyrityksillä näkyy jäsentunnus.
Kun olet löytänyt hakukoneesta taloyhtiöllesi sopivia yrityksiä, voit valita maksimissaan 10 yritystä, joille lähetät tarjouspyynnön. Valinta tehdään klikkaamalla vasemman yläkulman valintamerkkiä. Mikäli yrityksellä ei ole valintamerkkiä, yritys ei ole määritellyt sähköpostiosoitetta tarjouspyyntöjä varten.
Laadi tarjouspyyntö Hae isännöintiä -palvelussa
Yritysten valinnan jälkeen siirryt tarjouspyyntölomakkeeseen. Taloyhtiöstä annettavat pakolliset tiedot on merkitty punaisella asteriskilla, lisätietokentissä voit antaa tietoja taloyhtiön tulevista remonteista tai muista isännöintiin vaikuttavista asioista. Tarjouspyyntöön kirjataan myös tieto siitä, miksi taloyhtiö on vaihtamassa isännöintiyritystä. Täytä myös kohta taloyhtiön tarpeista: mitä palveluja taloyhtiö toivoo isännöintiyritykseltä ja millä kielellä.
Tarjouspyyntölomakkeen ”viestisi isännöintiyritykselle” -kohdassa voi mainita uuden isännöintiyrityksen toivotun aloittamisajankohdan. Tarjousten tekemiseen ja lähettämiseen on hyvä varata kohtuullinen aika.
Lomakkeen lopussa voi liittää tarjouspyynnön liitteeksi taloyhtiötä koskevia tärkeitä asiakirjoja kuten taloyhtiöstrategian (jos sellainen on laadittu), yhtiöjärjestyksen, tilinpäätöksen ja isännöitsijäntodistuksen.
Taloyhtiön toiveet ja liitetyt dokumentit auttavat isännöintiyrityksiä laatimaan juuri kyseiselle taloyhtiölle sopivan tarjouksen. Valmistaudu myös antamaan tarvittaessa lisätietoja, joten varmista yhteystietojen oikeellisuus.
Tarjouspyyntö lähtee samanlaisena kaikille valitsemillesi yrityksille.
Arvioi tarjoukset
Tarjouspyynnön perusteella isännöintiyritykset lähettävät tarjouksensa. Kiinnitä tarjousten arvioinnissa huomiota siihen, että tarjous on asianmukaisesti laadittu. Tarjouksesta ilmenee, millaista isännöintipalvelua isännöintiyritys tarjoaa taloyhtiölle.
Palvelun kattavuutta on hyvä verrata taloyhtiön tarpeisiin. Jos taloyhtiössä on esimerkiksi tulossa suuria korjaushankkeita, isännöintiyrityksellä pitää olla toimivat menettelyt ja hyvät verkostot niiden hoitamiseen.
Huomaa, että yritysten palvelukokonaisuudet ovat erilaisia. Pelkkien hintojen vertailu ei riitä. Se voi johtaa tilanteeseen, jossa hinnan mukana tingitään isännöintipalvelun laadusta tai kattavuudesta. Isännöintipalvelun laatua arvioidessa on hyvä kiinnittää huomiota koko isännöintiyrityksen toimintaan ja muun muassa henkilökunnan koulutukseen ja siihen, miten yritys panostaa osaamisen kehittämiseen.
Välitä tarjoukset hallitukselle tutustuttavaksi ja kutsu koolle hallituksen kokous, jossa tarjoukset käsitellään. Kokouksesta laaditaan pöytäkirja, jossa todetaan mitkä isännöintiyritykset ja millä perusteella valitaan haastatteluun.
Sovi haastatteluista kiinnostavimpien isännöintiyritysten kanssa
Kun hallitus on valikoinut tarjouksen tehneistä yrityksistä parhaiten taloyhtiön tarpeisiin vastaavat yritykset, on yleensä tarpeen vielä haastatella lupaavimmat yritykset. Haastattelu kannattaa järjestää useampien, esimerkiksi kolmen yrityksen kanssa.
Haastatteluissa tutustutaan palveluntarjoajiin ja varmistetaan isännöintipalvelun sopivuus taloyhtiölle.
Esimerkkejä kysymyksistä, joita hallituksen kannattaa haastattelussa kysyä:
- Millainen henkilökunta isännöintiyrityksellä on, mikä koulutus henkilöstöllä on ja miten osaamista ylläpidetään ja kehitetään?
- Millainen kokemus ja asiakaskunta isännöintiyrityksellä on? Referenssit?
- Millainen on isännöintiyrityksen tekninen asiantuntemus? Miten kartoitetaan korjaustarpeet? Miten korjausten suunnittelu ja organisointi hoidetaan? Miten hoidetaan rakennuksen kiinteistönpito?
- Mitä taloushallinnollista ja kirjanpidollista erityisosaamista yrityksellä on?
- Millaiset kumppaniverkostot yrityksellä on? Miten yritys varmistaa alihankkijoiden ja kumppaneiden luotettavuuden?
- Miten isännöintiyritys huomioi taloyhtiön erityistarpeet? Millaiset resurssit isännöintiyrityksellä on taloyhtiön asioiden hoitamiseen? Isännöintiyrityksellä tulee olla riittävät resurssit ottaen huomioon taloyhtiön koko ja muut erityistarpeet.
- Miten isännöintiyritys tarkkailee ja tutkii palveluidensa laatua? Miten isännöintiyritys selvittää asiakkaiden tyytyväisyyttä? Millaisia tuloksia asiakastyytyväisyystutkimuksesta on saatu? Miten yritys kehittää palveluitaan?
- Onko yrityksellä sähköinen laskutusjärjestelmä, sähköiset kirjanpito- ja kiinteistönhallintaohjelmistot ja muut tietotekniset apuvälineet?
- Miten isännöintiyrityksessä hoidetaan viestintä hallituksen, osakkaiden ja asukkaiden kanssa? Miten isännöinti raportoi hallitukselle taloyhtiön asioista?
- Mikä on yrityksen arvio taloyhtiön tarvitsemista lisäpalveluista ja niiden veloituksesta vuositasolla?
- Millaiset menettelyt yrityksellä on uuden asiakkaan vastaanottamisessa ja miten varmistetaan palvelun sujuva aloitus?
Aloita sopimusneuvottelut
Kun taloyhtiö on tarjousten ja haastatteluiden perusteella valikoinut parhaiten taloyhtiön tarpeisiin vastaavan isännöintiyrityksen, käydään sopimusneuvottelut.
Sopimusneuvotteluissa varmistetaan, että isännöintiyrityksellä ja taloyhtiön hallituksella on yhtäläinen käsitys isännöintipalvelun sisällöstä. Tarvittaessa tehdään täsmennyksiä. Esimerkiksi siitä, kuinka monta hallituksen kokousta vuodessa sopimukseen sisältyy ja kuinka monta tuntia yhden kokouksen kestoksi määritellään, on hyvä keskustella neuvotteluissa.
Sopimusneuvotteluiden tarkoitus on vähentää tulkintaerimielisyyksiä isännöintisopimuksen sisällöstä. Jos neuvotteluissa sovitaan isännöintipalveluiden sisällöstä tarkemmin, laaditaan neuvotteluista muistio.
Sopimusneuvotteluiden yhteydessä taloyhtiön hallituksen tulee selvittää isännöintiyrityksestä seuraavat tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet:
- Selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintärekisteriin
- Selvitys siitä, onko yritys merkitty työnantajarekisteriin
- Selvitys siitä, onko yritys merkitty arvonlisäverovelvollisten rekisteriin
- Kaupparekisteriote
- Todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty
- Todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkemaksuja koskeva maksusopimus on tehty
- Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista
- Todistus tapaturmavakuutuksen ottamisesta ja toiminnan vastuuvakuutus.
Näiden asiakirjojen on oltava kunnossa ennen isännöintisopimuksen allekirjoittamista. Isännöintiyrityksen valinnasta päätetään hallituksen kokouksessa ja kokouksesta laaditaan pöytäkirja.
Allekirjoita isännöintisopimus ja irtisano vanha sopimus
Sopimusneuvotteluiden jälkeen taloyhtiö tekee isännöintiyrityksen kanssa isännöintisopimuksen. Ennen allekirjoittamista hallitus tarkastaa sopimuksen, että se vastaa sovittua. Taloyhtiön puolesta isännöintisopimuksen allekirjoittaa hallituksen puheenjohtaja. Tarkasta yhtiöjärjestyksestä, kenellä on nimenkirjoitusoikeus.
Isännöintisopimuksessa sovitaan, mitkä palvelut sisältyvät kuukausihintaan ja mitkä palvelut veloitetaan käytön mukaan. Käytön mukaan veloitettavien palveluiden hinnat esitetään yleensä sopimuksen liitteenä olevassa hinnastossa.
Kun isännöintisopimus nykyisen isännöintiyrityksen kanssa päätetään, muista huomioida irtisanomisen ajankohta sekä irtisanomisaika. Mikäli hallitus irtisanoo isännöintisopimuksen vastoin sopimuksessa mainittuja ehtoja, syyllistyy taloyhtiö sopimusrikkomukseen.
Isännöintisopimuksen irtisanomisesta päätetään hallituksen kokouksessa ja siitä laaditaan pöytäkirja.
Aloita yhteistyö ja sen kehittäminen
Uuden isännöintiyrityksen kanssa on tärkeää varata aikaa uuden isännöintisuhteen aloittamiseen ja isännöintiyrityksen tukemiseen. Uusi isännöintiyritys pääsee parhaiten alkuun silloin, kun tieto hallituksen ja isännöinnin välillä kulkee avoimesti ja luottamuksellisesti. Hallituksen on syytä pitää vähintään yksi kokous, jossa käydään läpi yhteistyön aloittamista.
Hallituksen on myös syytä huomioida, että tietojen siirtäminen vanhalta isännöintiyritykseltä uudelle isännöintiyritykselle on työläs prosessi ja vie yleensä useita kuukausia.
Hallituksen jäsenet vastaavat yhdessä isännöinnin kanssa taloyhtiön asioiden hoitamisesta. Laki määrää niin isännöintiä kuin hallitustakin toimimaan huolellisesti.
